Datenschutzerklärung für die KlarVoice Desktop-App

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der KlarVoice Desktop-App und den zugehörigen Backend-Diensten ist:

Burzinski & Jaenisch GbR
Burgunder Str. 1
14197 Berlin
Deutschland
E-Mail: support@klarvoice.com
Web: klarvoice.com

Soweit kein Datenschutzbeauftragter gesetzlich bestellt werden muss, ist die oben genannte Kontaktadresse zugleich Ihre Anlaufstelle für Datenschutzanfragen.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• die KlarVoice Desktop-App für macOS, Windows und Linux,
• die zugehörigen API- und Authentifizierungsdienste,
• Support-, Billing- und Sicherheitsprozesse, soweit sie der Bereitstellung von KlarVoice dienen.

Sie gilt nicht für fremde Websites oder Dienste Dritter, auf die wir nur verlinken.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Konto- und Profildaten

Wenn Sie ein Konto erstellen oder sich anmelden, verarbeiten wir insbesondere:

• E-Mail-Adresse,
• Name, Vorname, Nachname,
• Profilbild/Avatar, soweit vom Identitätsanbieter bereitgestellt,
• interne Benutzer-, Workspace- und Sitzungskennungen,
• Angaben zu aktiven Sitzungen, z. B. Zeitpunkt, IP-Adresse, Geräte- bzw. Browser-Informationen, Authentifizierungsmethode und ungefährer Standort.

Diese Daten verwenden wir, um Ihr Konto bereitzustellen, Sitzungen zu verwalten, Missbrauch zu verhindern und Ihnen die Nutzung über mehrere Geräte zu ermöglichen.

3.2 Audio-, Transkript- und Kontextdaten

Wenn Sie KlarVoice zum Diktieren, Transkribieren oder im Ask-Modus verwenden, können je nach Funktionsumfang insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Audiodaten Ihrer Aufnahme,
• Rohtranskripte und nachbearbeitete Transkripte,
• Ask-Anfragen und Antworten,
• Sprach- und Nutzungsparameter,
• Informationen zur Ziel-App oder zum Nutzungskontext,
• benutzerdefinierte Wörterbuch- und Modusdaten,
• Qualitäts- und Feedbackangaben.

Bei aktivem Kontextmodus und sofern die jeweilige Funktion genutzt wird, können zusätzlich verarbeitet werden:

• Text aus dem aktuell fokussierten Eingabekontext,
• sichtbarer Bildschirmtext,
• strukturierte Begriffe aus sichtbaren Inhalten,
• Screenshots zur visuellen Kontextverbesserung,
• Zwischenablage-Inhalte,
• app- oder editorbezogene Metadaten.

Solche Kontextdaten werden verwendet, um Namen, Dateinamen, Fachbegriffe, UI-Bezüge und Antworten im Ask-Modus präziser zu machen. Sie werden nur verarbeitet, soweit die jeweilige Funktion aktiv ist oder technisch erforderlich eingesetzt wird.

3.3 Lokale Daten auf Ihrem Gerät

Die Desktop-App speichert bestimmte Daten lokal auf Ihrem Gerät, insbesondere:

• App-Einstellungen,
• lokale Transkript-Historie,
• lokal gespeicherte Audiodateien, wenn Sie das Speichern von Aufnahmen aktivieren,
• lokale Metadaten zu Transkripten,
• Authentifizierungsdaten,
• lokale Consent- und Update-Statusdateien.

Authentifizierungsdaten werden nach Möglichkeit über die vom Betriebssystem bereitgestellte sichere Speicherung geschützt. Auf einzelnen Linux-Systemen kann die technische Sicherheitsstufe reduziert sein; in Ausnahmefällen kann eine lokale Fallback-Speicherung erforderlich sein.

3.4 Billing-, Vertrags- und Nutzungsdaten

Bei kostenpflichtigen Plänen verarbeiten wir Daten, die für Abrechnung, Entitlements und Teamverwaltung erforderlich sind, insbesondere:

• Workspace- und Tarifzuordnung,
• Seat- und Nutzungsinformationen,
• Billing- und Portal-Metadaten,
• Rechnungs- und Transaktionsstatus.

Zahlungsdaten selbst werden im Regelfall durch den eingesetzten Billing- oder Zahlungsdienstleister verarbeitet, nicht unmittelbar von uns, soweit im Checkout nichts anderes angegeben ist.

3.5 Support- und Kommunikationsdaten

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir die Inhalte Ihrer Anfrage sowie die dabei freiwillig übermittelten Angaben, z. B. E-Mail-Adresse, Zeitangaben, Geräteinformationen, Screenshots oder Fehlerbeschreibungen.

3.6 Diagnose-, Log- und Sicherheitsdaten

Wir verarbeiten technische Diagnosedaten, soweit dies zur Sicherheit, Fehleranalyse und Stabilität des Dienstes erforderlich ist. Dazu können gehören:

• App-Version, Plattform, Architektur und Laufzeitumgebung,
• technische Ereignisse und Telemetrie,
• Server- und Sicherheitslogs,
• Fehlermeldungen und Crash-Daten.

Produktanalyse- und Fehlertracking werden in der Desktop-App nur entsprechend Ihrer Consent-Einstellung aktiviert.

3.7 Newsletter

Auf unserer Website können Sie sich für unseren Newsletter anmelden. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Nach Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach Klick auf diesen Link wird Ihr Abonnement aktiviert.

Im Rahmen der Newsletter-Anmeldung verarbeiten wir:

• Ihre E-Mail-Adresse,
• den Zeitpunkt der Anmeldung und Bestätigung,
• Ihre IP-Adresse (zur Missbrauchsprävention und zum Nachweis der Einwilligung).

Der Versand und die Verwaltung des Newsletters erfolgen über den Dienstleister Resend (siehe Abschnitt 5). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen; ein Abmeldelink ist in jeder Newsletter-E-Mail enthalten.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der DSGVO insbesondere zu folgenden Zwecken:

4.1 Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Zur Bereitstellung der App und des Dienstes, insbesondere für:

• Anmeldung und Kontoverwaltung,
• Durchführung von Transkription, Nachbearbeitung und Ask-Funktionen,
• Synchronisation kontobezogener Daten,
• Team- und Workspace-Funktionen,
• Billing, Nutzungsprüfung und Entitlements,
• Bereitstellung von Updates, Sicherheitspatches und Support.

4.2 Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Soweit wir optionale Produktanalyse oder Fehlerberichte verarbeiten, stützen wir uns auf Ihre Einwilligung. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

4.3 Rechtliche Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels-, steuer-, aufsichts- und datenschutzrechtlicher Anforderungen.

4.4 Berechtigte Interessen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Daten zur:

• IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention,
• Absicherung des Betriebs,
• Fehlerdiagnose außerhalb optionaler Produktanalyse,
• Durchsetzung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen,
• internen Dokumentation und Auditierbarkeit.

Dabei achten wir darauf, dass Ihre überwiegenden Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten nicht entgegenstehen.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag oder als eigenständig Verantwortliche verarbeiten können, insbesondere in den Bereichen:

• Hosting und Infrastruktur,
• Authentifizierung,
• Billing,
• E-Mail-Versand,
• Logging, Monitoring und Fehlertracking,
• KI- und Speech-to-Text-Verarbeitung.

Nach unserem aktuellen Stand gehören hierzu insbesondere Anbieter wie WorkOS, Autumn, Resend, Cloudflare, Railway, Hetzner, PlanetScale, Upstash, Better Stack, Sentry sowie KI- und Speech-Anbieter wie OpenAI, Groq, Deepgram, AssemblyAI, Fireworks AI, ElevenLabs, OpenRouter, Cerebras, Perplexity oder Exa, soweit die jeweilige Funktion dies erfordert.

Die jeweils aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter führen wir hier: klarvoice.com/subprocessors

6. Drittlandübermittlungen

Soweit Daten an Empfänger außerhalb der EU bzw. des EWR übermittelt werden, geschieht dies nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Das kann insbesondere erfolgen auf Grundlage von:

• Angemessenheitsbeschlüssen,
• EU-Standardvertragsklauseln,
• ergänzenden Schutzmaßnahmen,
• oder Ihrer ausdrücklichen Weisung bzw. aktiven Nutzung einer Funktion, die den Einsatz eines Drittanbieters erfordert.

Bei US-Anbietern kann die Übermittlung zusätzlich auf das EU-US Data Privacy Framework gestützt werden, soweit der jeweilige Anbieter entsprechend zertifiziert ist.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Typische Speicherlogiken im KlarVoice-Produkt sind:

• Lokale Einstellungen und Auth-Daten: bis zur Änderung, Abmeldung, Deinstallation oder manuellen Löschung.
• Lokale Transkripte: bis Sie diese löschen oder eine lokale Aufbewahrungsregel greift. Die App unterstützt eine konfigurierbare lokale Aufbewahrungsdauer; fehlgeschlagene lokale Einträge werden nach aktuellem Produktstand zusätzlich bereinigt.
• Lokal gespeicherte Audiodateien: nur wenn Sie das Speichern aktivieren. Nach aktuellem Produktstand werden lokal gespeicherte Aufnahmen grundsätzlich auf den jüngeren und relevanten Bestand begrenzt, insbesondere durch Altersgrenzen, Mengenbegrenzungen von derzeit bis zu 500 gespeicherten Aufnahmen und optional konfigurierbare Speicherlimits.
• Temporär gespeicherte fehlgeschlagene Audioaufnahmen: nur kurzzeitig zu Wiederholungszwecken; nach aktuellem Produktstand werden solche Dateien typischerweise innerhalb von 24 Stunden bereinigt.
• Serverseitige Konto-, Workspace-, Wörterbuch-, Modus- und Verlaufsdaten: bis zur Löschung durch Sie, Ihre Workspace-Administration oder im Rahmen der Kontolöschung, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
• Consent-Daten: bis zur Änderung Ihrer Einwilligung oder soweit wir sie als Nachweis rechtmäßig dokumentieren müssen.
• GDPR-Exportarchive: nur vorübergehend; nach aktuellem Produktstand werden Exportjobs und Exportarchive zeitlich befristet für rund 24 Stunden bereitgestellt.
• Abrechnungs- und steuerrechtlich relevante Daten: entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
• Audit- und bestimmte Billing-Datensätze: können auch nach Kontolöschung weiter aufbewahrt werden, soweit dies rechtlich erforderlich oder zur Anspruchsverteidigung notwendig ist.

8. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• Zugriffsbeschränkungen,
• Verschlüsselung, soweit technisch verfügbar,
• rollenbasierte Zugriffssteuerung,
• Logging und Sicherheitsüberwachung,
• abgesicherte Transportwege,
• Prinzip der Datenminimierung nach Funktionsbedarf.

Bitte beachten Sie, dass die Sicherheit lokaler Daten auch von Ihrem Gerät, Ihrem Betriebssystem, Ihrer Keychain- bzw. Credential-Store-Konfiguration und Ihrer eigenen Zugriffssicherung abhängt.

9. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO,
• Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO,
• Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO,
• Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO,
• Recht auf Widerspruch, Art. 21 DSGVO,
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft,
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

KlarVoice unterstützt hierfür insbesondere auch Funktionen zum Datenexport und zur Kontolöschung.

Sie können sich außerdem an die für uns zuständige Aufsichtsbehörde wenden, insbesondere an die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, oder an die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts.

10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Bestimmte Daten sind erforderlich, um KlarVoice bereitzustellen, z. B. Konto-, Authentifizierungs-, Audio- und Transkriptionsdaten. Ohne diese Daten können zentrale Funktionen der App nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden.

Optionale Angaben und optionale Einwilligungen sind als solche gekennzeichnet.

11. Keine automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO

KlarVoice verwendet KI-gestützte Verarbeitung zur Transkription, Nachbearbeitung und Beantwortung von Eingaben. Es erfolgen jedoch nach unserem derzeitigen Produktstand keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO.

12. Minderjährige

KlarVoice richtet sich nicht an Kinder. Wenn Sie glauben, dass uns personenbezogene Daten eines Kindes unzulässig übermittelt wurden, kontaktieren Sie uns bitte unter support@klarvoice.com.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich der Dienst, die Rechtslage oder eingesetzte Dienstleister ändern. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle Fassung.

Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie in geeigneter Form informieren.